Questions

Généralités

  • Est-ce que la facture électronique a la même valeur au niveau juridique que la facture papier ?

    Oui. La forme de la facture, qu'elle soit sur papier ou au format électronique, n'a pas d'importance, étant donné que toutes les factures sont soumises aux mêmes règles et qu'elles doivent être traitées de la même façon. La valeur juridique d'une facture électronique est donc totalement équivalente à celle d'une facture papier.

  • Existera-t-il un format unique de fichier ?

    Non. Chacun est libre de choisir le format (PDF, PDF/A, EDI, XML, code QR, etc.).

    Un certain nombre de données spécifiques doivent se retrouver dans la facture. La loi ne précise pas à quel endroit du document ces données doivent se retrouver. Tout comme différentes possibilités existent pour placer ces éléments sur une facture papier (en haut, en bas, à gauche, à droite, etc.), l'utilisateur peut choisir où il place l'information nécessaire sur sa facture électronique - peu importe l'endroit, il faut simplement qu'elle soit présente.

  • La facturation électronique peut-elle être utilisée pour des particuliers ?

    Oui.

  • La facture électronique deviendra-t-elle obligatoire ?

    Non, la législation actuelle garantit l’égalité entre les factures papiers et les factures électroniques et n’impose aucune obligation concernant l’utilisation d’un des deux modes de facturation. Néanmoins, le recours à la facturation électronique se généralise et est amené à devenir « de facto » incontournable.

  • Les factures électroniques et les factures papier peuvent-elles coexister ?

    Oui. Les entreprises peuvent choisir librement la forme des factures qu'elles reçoivent et/ou envoient, en se mettant d'accord respectivement avec leur client ou leur fournisseur.

    Un fournisseur peut donc envoyer des factures électroniques à une partie de ses clients, tout en continuant à facturer sous forme papier pour ses autres clients.

  • Les factures sous format PDF sont-elles légales ?

    Oui.

    La forme de la facture n'a pas d'importance. Une facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique, doit toujours répondre aux mêmes conditions légales de facturation. Une facture en PDF qui remplit les conditions légales d'une facture est donc totalement en ordre d'un point de vue juridique.

  • Qu'entend-on par "authenticité" de la facture ?

    On entend par «authenticité de l’origine» l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. 

    L’obligation d’assurer l’authenticité de l’origine d’une facture incombe à l’assujetti qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services ainsi qu’à l’assujetti qui effectue cette livraison ou cette prestation. Tous deux peuvent, indépendamment l’un de l’autre, assurer l’authenticité de l’origine.

    Quatre éléments sont à prendre en considération.

    1. L’assurance par le fournisseur/prestataire

    Le fournisseur/prestataire doit être en mesure de garantir que la facture a effectivement été émise par lui ou en son nom et pour son compte. Cette exigence peut être satisfaite moyennant l’enregistrement de la facture dans la comptabilité. Dans le cas de l’autofacturation ou lorsque la facture est émise par un tiers, des pièces justificatives peuvent servir de preuve.

    2. L’assurance par l'acquéreur/le preneur

    L’assujetti qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services doit être en mesure d’assurer que la facture qu’il a reçue provient du fournisseur/prestataire ou de l’émetteur de la facture.

    L’assujetti peut procéder de deux façons. Soit il vérifie l’exactitude des informations relatives à l’identité du fournisseur/prestataire figurant sur la facture. Soit il s’assure de l’identité de l’émetteur de la facture.

    a) Assurance de l’identité du fournisseur/prestataire

    L’identité du fournisseur/prestataire est une information qui doit toujours figurer sur la facture. Toutefois, cette information ne suffit pas en soi pour assurer l’authenticité de l’origine. L'acquéreur/le preneur doit dans ce cas s’assurer que le fournisseur/prestataire indiqué sur la facture a réellement effectué la livraison de biens ou la prestation de services faisant l’objet de la facture. Pour s’acquitter de cette obligation, l’assujetti peut recourir à des contrôles de gestion qui établiraient une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services. 

    b) Assurance de l’identité de l’émetteur de la facture 

    L’assujetti peut choisir de s’assurer de l’identité de l’émetteur de la facture en ayant recours, par exemple, à une signature électronique avancée ou à un EDI. Néanmoins, cette méthode est sans préjudice du considérant 10 de la directive 2010/45/UE, en vertu duquel les factures doivent correspondre à des livraisons de biens ou à des prestations de services réellement effectuées. 

    L’obligation d’assurer l’identité de l’émetteur  de la facture peut s’appliquer aussi bien lorsque le fournisseur/prestataire a émis la facture que lorsque la facture a été émise par un tiers ainsi que dans les cas d’autofacturation.

  • Qu'entend-on par "intégrité" de la facture ?

    On entend par «intégrité du contenu» le fait  que le contenu n'a pas été modifié.

    Le contenu de la facture dont il convient d’assurer l’intégrité correspond au contenu défini dans la directive TVA.

    L’obligation d’assurer l’intégrité du contenu d’une facture incombe à l’assujetti qui effectue la livraison de biens ou la prestation de services ainsi qu’à l’assujetti qui reçoit cette livraison ou cette prestation. Ceux-ci peuvent choisir indépendamment l’un de l’autre la manière dont ils satisferont à cette obligation ou ils peuvent se mettre d’accord, par exemple en ayant recours à des technologies comme l’EDI ou des signatures électroniques avancées pour garantir que le contenu n’a pas été modifié. Pour s’acquitter de cette obligation, l’assujetti peut choisir d’appliquer, par exemple, des contrôles de gestion qui établissent une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison/prestation, ou des technologies spécifiques.

    Le fait que le contenu de la facture n’a pas été modifié (intégrité du contenu) est indépendant du format des factures électroniques. Dès lors que le contenu de la facture prescrit par la directive TVA n’est pas modifié, le format de ce contenu peut être converti dans d’autres formats. Ainsi, l'acquéreur/le preneur, ou un prestataire de services agissant en son nom, peut convertir ou présenter différemment les données électroniques afin de les adapter à son système informatique ou de s’adapter aux évolutions technologiques.

    Lorsque l’assujetti a choisi de satisfaire à l’obligation d’assurer l’intégrité du contenu au moyen d’une signature électronique avancée, la conversion d’un format à un autre doit être enregistrée dans une piste d’audit.

  • Qu'entend-on par "lisibilité" de la facture ?

    La lisibilité d’une facture désigne le fait que celle-ci est lisible par l'utilisateur. Les factures doivent rester lisibles jusqu’à la  fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive; par exemple, les messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d’origine ne sont pas considérés comme lisibles par l'utilisateur (ils peuvent être considérés comme tels après un processus de conversion – voir ci-dessous). 

    Pour les factures électroniques, cette condition est réputée remplie lorsque la facture peut être présentée sur demande et dans un délai raisonnable – y compris après un processus de conversion – dans un format lisible pour l’utilisateur sur écran ou sur papier. Il devrait être possible de comparer les informations entre le fichier électronique original et le document lisible présenté afin de s’assurer qu’elles n’ont pas été modifiées. 

    Pour que la lisibilité des factures électroniques soit assurée, un dispositif adapté et fiable permettant de visualiser la facture devrait être disponible pour l’ensemble de la période de conservation. 

    La lisibilité d’une facture électronique à compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation peut être assurée par n’importe quel moyen, mais les signatures électroniques avancées et l’EDI ne suffisent pas en eux-mêmes à assurer la lisibilité.

  • Qu'est-ce que l'original d'une facture électronique ?

    Tout contribuable est dans l’obligation de pouvoir démontrer, à tout moment, qu’une facture reflète bel et bien la prestation pour laquelle elle a été élaborée et enregistrée. Dès lors, depuis le 1er janvier 2013, toutes les références à la « forme originale » de la facture ont été supprimées de l’article 60 du Code de la TVA. Dorénavant, seules l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture, papier ou électronique, devront être assurées à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

    Si chaque partie concernée respecte et garantit ces conditions, la nature réelle de la facture pourra nécessairement être démontrée de manière plus claire que lorsque, auparavant, la réglementation en matière de TVA ne se basait que sur la facture originale s’agissant de la conservation des factures, de l’exercice du droit de déduction et du contrôle de son respect.

  • Quand une facture est-elle considérée comme électronique au niveau TVA ?

    Une facture électronique est considérée comme une facture valable du point de vue TVA si elle remplit les conditions suivantes :

    • Toutes les données obligatoires d'une facture doivent se trouver dans la facture électronique

    • Il doit s'agir d'une facture "électronique". Cela implique que le document doit avoir été émis et reçu sous une forme électronique, quelle qu'elle soit.

  • Que signifie la notion de "piste d'audit", "audit trail" ou "contrôle de gestion" ?

    Chaque assujetti détermine la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont assurées. Cela peut être réalisé par des contrôles de gestion qui établiraient une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services.

    Dans le contexte comptable, la piste d’audit peut être décrite comme le flux documenté d'une opération, du début de celle-ci (le document source, qui peut être un bon de commande) à sa conclusion (l’enregistrement final dans les comptes annuels) et, inversement, qui relie les différents documents de ce processus. Une piste d’audit comprend les documents source, les opérations traitées et des références au lien entre ces éléments.

    Une piste d’audit peut être jugée fiable dès lors que le lien entre les pièces justificatives et les opérations traitées est facile à suivre (lorsque le niveau de détail est suffisant pour relier les documents), qu’elle est conforme aux procédures applicables et qu’elle correspond aux processus qui ont réellement eu lieu. Pour ce faire, on peut par exemple recourir à des documents établis par des tiers (comme des extraits de compte), des documents établis par l'acquéreur/le preneur ou le fournisseur/prestataire (documents des parties à l’opération) et des contrôles internes (séparation des tâches, par exemple).

    Aux fins de la TVA, une piste d’audit devrait, conformément à l’article 233, paragraphe 1, deuxième alinéa de la directive, fournir un lien vérifiable entre une facture et une livraison de biens ou prestation de services afin de permettre de contrôler si la facture correspond à une livraison de biens ou à une prestation de services qui a été effectuée.

    L’assujetti est libre de choisir la manière de démontrer le lien entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services. Les États membres peuvent fournir des orientations afin de l’aider à établir une piste d’audit fiable mais celles-ci ne doivent comporter aucune exigence contraignante. Il peut s’agir par exemple d’un ensemble de différents documents, comme un bon de commande, des documents de transport et la facture elle-même, accompagné d’une indication selon laquelle ces documents correspondent, ou même du simple fait que ces trois types de documents correspondent réellement.

    Comme pour les contrôles de gestion, la piste d’audit fiable devrait être appropriée à la taille, à l’activité et au type de l’assujetti et devrait tenir compte du nombre et de la valeur des opérations ainsi que du nombre et du type de fournisseurs/prestataires et d'acquéreurs/de preneurs. Le cas échéant, d’autres facteurs devraient également être pris en considération, comme les obligations en matière de déclaration financière et d’audit.

  • Quel est le degré de sécurité des factures électroniques ?

    La sécurité de la facture dépend de la technologie utilisée, des contrôles existant eau sein de l'entreprise er/ou des accords passés entre les parties prenantes.

  • Quelle est la législation applicable en cas de facturation transfrontalière ?

    La règle de base est que les règles de facturation qui s'appliquent sont celles de l'Etat membre dans lequel la fourniture du service ou du produit a lieu. Il y a cependant deux exceptions à cette règle générale.

    Ainsi, il faut appliquer les règles de facturation de l'Etat membre dans lequel le fournisseur ou prestataire de service est établi lorsque :

    1. il s'agit d'une livraison de biens ou d'une prestation de services pour laquelle la TVA a lieu dans un autre Etat membre et pour laquelle la TVA due est reportée sur le client,

    2. il s'agit de livraisons de biens ou prestations de services qui n'ont pas lieu dans l'UE et qui, dès lors, n'y sont pas imposables,

    De quel Etat membre les règles sont-elles d’application pour la facturation ?

      Etat membre de localisation de l’entreprise qui facture Etat membre du lieu de fourniture*
    Règle générale    
        x
    Exceptions    
    Lieu de fourniture en dehors de l’UE x  
    Le fournisseur n’est pas établi dans l’Etat membre du lieu de fourniture  et la personne qui doit payer la TVA est le client (pas d’application en cas d’auto-facturation) x  

    *Si l’Etat membre du lieu de fourniture est différent de l’Etat membre de localisation de l’entreprise qui facture.