Avantages

La facturation électronique est rapide, simple, efficace, avantageuse et durable. Votre entreprise aussi peut y gagner beaucoup si elle se met à la facturation électronique. 

Les avantages apportés par l’utilisation de la facturation électronique sont les plus grands :

  • lorsque les factures entrantes peuvent être lues automatiquement dans un logiciel de comptabilité (le vôtre ou celui de votre comptable) ;
  • lorsque vos clients et fournisseurs aussi utilisent la facturation électronique ;
  • lorsque la facturation électronique fait partie d’un flux automatisé de documents, de la commande jusqu’à la réception du paiement et de l’achat jusqu’au paiement ;
  • lorsque vous recevez et envoyez beaucoup de factures.

La facturation électronique est plus rapide :

Le temps de livraison d’une facture électronique est indéniablement plus rapide. Vous envoyez votre facture par e-mail, par le biais d’un service provider ou directement via votre logiciel de comptabilité et à peine quelques minutes plus tard, le destinataire la reçoit.

Les divergences à propos d’une facture peuvent dès lors être communiquées et corrigées plus rapidement.

Les factures peuvent être traitées plus vite lorsqu’elles sont directement lues dans un logiciel de comptabilité. Avec une solution complète (d’un logiciel de comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité sans l’intermédiaire d’un service provider), il n’y a quasi plus aucune tâche manuelle à réaliser. En outre, lorsqu’un flux automatique est prévu, cela diminue le temps que l’on doit consacrer pour joindre la bonne personne et lui faire approuver les factures en interne.

Le raccourcissement du temps de traitement des factures conduit à un cycle de paiement plus court. Pour l’acheteur, cette avantage peut se traduire en une « réduction pour paiement rapide », pour le vendeur en une réduction du nombre de jours de crédit (moins de coûts de financement).

Si vous archivez également vos factures dans votre entreprise ou via un service provider, cela vous coûte moins de temps que de conserver des factures papier dans une farde ou dans une archive papier. En cas de recherche dans vos factures archivées, vous les retrouverez également plus facilement si elles sont conservées électroniquement.

La facturation électronique est plus avantageuse :

Les économies que vous faites dépendent de différents facteurs :

- la solution technologique que vous choisissez ;

- le nombre de factures que vous envoyez et recevez ;

- le niveau de maturité informatique dans votre société.

L’économie est plus grande au niveau de la réception des factures et lorsque celles-ci sont lues automatiquement. Vous économisez alors surtout du temps et de l’argent que vous ou vos collaborateurs ne devez plus consacrer à l’encodage des factures, à la recherche et la vérification (matching) des documents liés, à l’approbation des factures, à l’archivage, etc.

Pour l’envoi des factures, vous économisez naturellement le coût du papier, de l’enveloppe et du timbre. Ce qui est plus important, c’est surtout la réduction du cycle de paiement. Le client reçoit plus rapidement sa facture et peut dès lors payer plus rapidement, ce qui réduit le nombre de jours de crédit.

Grâce au module de calcul, vous pouvez calculer les économies que vous pouvez réaliser en matière de coûts directs. Si vous avez l’intention d’investir dans un logiciel de comptabilité, vous pouvez également voir après combien de temps votre investissement sera remboursé (ROI).

Par ailleurs, il y a aussi plusieurs coûts indirects que vous pouvez supprimer. Le coût des copies demandées par vos clients, le salaire horaire des collaborateurs qui encodent les factures ou doivent effectuer des recherches lorsqu’un client téléphone à propos du contenu d’une facture, etc.

La facturation électronique est plus efficace :

La facturation électronique est une manière de réduire les risques et d’éviter les erreurs et les informations manquantes. L’encodage des données contenues sur une facture peut être à l’origine de fautes et provoquer dans la suite du processus des conflits lors du paiement de la facture. 

Dans beaucoup de logiciels, le contrôle et la vérification (matching) par rapport aux différents documents commerciaux ont lieu automatiquement. Le bon de commande et le bon de livraison peuvent être comparés avec la facture et les montants et la TVA peuvent être contrôlés en une seule fois. Dans les entreprises plus grandes, un flux automatique permet un gain d’efficacité supplémentaire et évite de devoir conserver différentes copies dans les différents départements de l’entreprise.

La facturation électronique est plus durable :

Environ 1 milliard de factures sont envoyées et reçues chaque année en Belgique. Les grandes entreprises conservent jusqu’à 6 copies de leurs factures. Les économies en matière de consommation de papier et donc d’arbres utilisés sont énormes. 

A côté de cela, les coûts de transport et donc les émissions de CO2 afin d’apporter les factures chez le client disparaissent.